Privacy verklaring

Van Voren Accountants is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals

weergegeven in dit privacy statement.

Contactgegevens

De kwaliteitsmanager is binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat

betreft de verwerking van persoonsgegevens. De kwaliteitsmanager is te bereiken via onderstaande

gegevens:

Van Voren Accountants

Hoogstraat 3

4515 AP IJzendijke

info@vanvoren.nl

0117-302874

Persoonsgegevens die wij verwerken

Van Voren Accountants verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik maken van

onze diensten en/of cliënten deze gegevens zelf aan ons verstrekken.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de

volgende categorieën:

1. Cliënten;

2. Sollicitanten;

3. Salarisadministratie.

Per categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en

wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.

1. Cliënten

1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

a. de identificatie;

b. het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft;

c. het onderhouden van contacten met cliënten;

d. het uitvoeren van werkzaamheden zoals overeengekomen met cliënten;

e. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,

woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde

gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;

b. kopie identificatiebewijs;

c. andere dan de onder a tot en met b bedoelde gegevens waarvan de verwerking

wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een

andere wet.

3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in

het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis

van de AVG.

2. Sollicitanten

1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

a. de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of

kan komen;

b. de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;

c. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;

d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,

woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde

gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;

b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

c. nationaliteit en geboorteplaats;

d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van

minderjarige sollicitanten;

e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

f. gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;

g. gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede

betreffende de beëindiging ervan;

h. gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede

betreffende de beëindiging ervan;

i. gegevens met betrekking tot de motivatie voor de functie en de organisatie;

j. andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de

betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;

k. andere dan de onder a tot en met i bedoelde gegevens waarvan de verwerking

wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een

andere wet.

3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in

het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis

van de AVG.

3. Salarisadministratie

1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

a. het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen aan of ten behoeve van

betrokkene;

b. het berekenen en vastleggen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;

c. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een

dienstverband;

d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,

woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde

gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;

b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

c. nationaliteit en geboorteplaats;

d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van

minderjarige werknemers;

e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen,

vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve

van de in het eerste lid bedoelde personen;

f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en

premies ten behoeve van betrokkene;

g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige

gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een

overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

h. andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking

wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een

andere wet.

3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in

het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis

van de AVG.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Van Voren Accountants verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

- Ras (indien een kopie van een identificatiedocument wordt opgeslagen in een dossier

wanneer wij hiervoor de wettelijke verplichting hebben);

- Burgerservicenummer (BSN).

Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt overeengekomen

doelen/dienstverlening.

Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.

Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Van Voren Accountants verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

- Uw toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de

nieuwsbrief toe te kunnen sturen;

- Uitvoeren van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen

indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;

- Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze

beroepsorganisatie (NBA) verplicht zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg

te dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens

bij bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor onze cliënten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Van Voren Accountants bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te

realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij

dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van

persoonsgegevens:

- Voor cookies op onze website geldt een bewaartermijn van 30 dagen;

- Gegevens van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor

worden verstuurd), worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk

geen cliënt bij ons kantoor is geworden. Indien een potentiële cliënt wel cliënt wordt bij ons

kantoor, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de

cliënt;

- Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het

uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor de wettelijke

bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt.

Delen van persoonsgegevens met derden

Van Voren Accountants verkoopt geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en verstrekt deze

uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de cliënt hebben

of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht van

instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in

onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau

van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. Van Voren Accountants

blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe

deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de cliënt

overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens

niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).

Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Website

Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.

Van Voren Accountants gebruikt functionele, analytische en tracking cookies mede door middel van

Google Analytics. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website

wordt opgeslagen in de browser van het gebruikte apparaat. Van Voren Accountants gebruikt

cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren

werkt en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die het surfgedrag van

bezoekers bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden.

Bij het eerste bezoek aan onze website informeren wij bezoekers over deze cookies en vragen wij

gebruikers om toestemming voor het plaatsen ervan.

Bezoekers kunnen zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen

cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen gebruikers ook alle informatie die eerder is opgeslagen via

de instellingen van de browser verwijderen. Zie https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookieswat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

voor een toelichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Betrokkenen (de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om

persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben betrokkenen het

recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken

tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Van Voren Accountants en hebben betrokkenen

het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen

indienen om de persoonsgegevens die wij verwerken, in een computerbestand naar de betrokkene

of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen.

Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de

eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking

van de persoonsgegevens sturen naar info@vanvoren.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een

kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto,

indien van toepassing de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het

paspoort), het documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van

de privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.

Van Voren Accountants wil betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid hebben om een

klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de

volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Van Voren Accountants neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende

(technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste

openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk hebben dat

gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de

kwaliteitsmanager. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement vermeld.