Privacy verklaring
Van Voren Accountants is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals
weergegeven in dit privacy statement.
Contactgegevens
De kwaliteitsmanager is binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat
betreft de verwerking van persoonsgegevens. De kwaliteitsmanager is te bereiken via onderstaande
gegevens:
Van Voren Accountants
Hoogstraat 3
4515 AP IJzendijke
info@vanvoren.nl
0117-302874
Persoonsgegevens die wij verwerken
Van Voren Accountants verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik maken van
onze diensten en/of cliënten deze gegevens zelf aan ons verstrekken.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de
volgende categorieën:
1. Cliënten;
2. Sollicitanten;
3. Salarisadministratie.
Per categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en
wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.
1. Cliënten
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de identificatie;
b. het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft;
c. het onderhouden van contacten met cliënten;
d. het uitvoeren van werkzaamheden zoals overeengekomen met cliënten;
e. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
b. kopie identificatiebewijs;
c. andere dan de onder a tot en met b bedoelde gegevens waarvan de verwerking
wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een
andere wet.
3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in
het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis
van de AVG.
2. Sollicitanten
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of
kan komen;
b. de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
c. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van
minderjarige sollicitanten;
e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
f. gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
g. gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede
betreffende de beëindiging ervan;
h. gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede
betreffende de beëindiging ervan;
i. gegevens met betrekking tot de motivatie voor de functie en de organisatie;
j. andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de
betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;
k. andere dan de onder a tot en met i bedoelde gegevens waarvan de verwerking
wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een
andere wet.
3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in
het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis
van de AVG.
3. Salarisadministratie
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen aan of ten behoeve van
betrokkene;
b. het berekenen en vastleggen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
c. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een
dienstverband;
d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van
minderjarige werknemers;
e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen,
vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve
van de in het eerste lid bedoelde personen;
f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en
premies ten behoeve van betrokkene;
g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige
gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een
overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
h. andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking
wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een
andere wet.
3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in
het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis
van de AVG.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Van Voren Accountants verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
- Ras (indien een kopie van een identificatiedocument wordt opgeslagen in een dossier
wanneer wij hiervoor de wettelijke verplichting hebben);
- Burgerservicenummer (BSN).
Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt overeengekomen
doelen/dienstverlening.
Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.
Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
Van Voren Accountants verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Uw toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de
nieuwsbrief toe te kunnen sturen;
- Uitvoeren van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen
indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze
beroepsorganisatie (NBA) verplicht zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg
te dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens
bij bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor onze cliënten.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Van Voren Accountants bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te
realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij
dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van
persoonsgegevens:
- Voor cookies op onze website geldt een bewaartermijn van 30 dagen;
- Gegevens van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor
worden verstuurd), worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk
geen cliënt bij ons kantoor is geworden. Indien een potentiële cliënt wel cliënt wordt bij ons
kantoor, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de
cliënt;
- Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het
uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor de wettelijke
bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt.
Delen van persoonsgegevens met derden
Van Voren Accountants verkoopt geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en verstrekt deze
uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de cliënt hebben
of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht van
instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in
onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau
van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. Van Voren Accountants
blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe
deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de cliënt
overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens
niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).
Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
Website
Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.
Van Voren Accountants gebruikt functionele, analytische en tracking cookies mede door middel van
Google Analytics. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website
wordt opgeslagen in de browser van het gebruikte apparaat. Van Voren Accountants gebruikt
cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren
werkt en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die het surfgedrag van
bezoekers bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden.
Bij het eerste bezoek aan onze website informeren wij bezoekers over deze cookies en vragen wij
gebruikers om toestemming voor het plaatsen ervan.
Bezoekers kunnen zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen
cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen gebruikers ook alle informatie die eerder is opgeslagen via
de instellingen van de browser verwijderen. Zie https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookieswat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
voor een toelichting.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Betrokkenen (de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om
persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben betrokkenen het
recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken
tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Van Voren Accountants en hebben betrokkenen
het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen
indienen om de persoonsgegevens die wij verwerken, in een computerbestand naar de betrokkene
of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen.
Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de
eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking
van de persoonsgegevens sturen naar info@vanvoren.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een
kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto,
indien van toepassing de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het
paspoort), het documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van
de privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.
Van Voren Accountants wil betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid hebben om een
klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de
volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Van Voren Accountants neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende
(technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste
openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk hebben dat
gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de
kwaliteitsmanager. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement vermeld.